Надоело тонуть в письмах и заявках? Как умная фильтрация в Make.com вернет вам время

Знаете, когда-то я сам сидел, уткнувшись в монитор, и чувствовал себя диспетчером на вечно загруженной станции. Письма, заявки, сообщения в мессенджерах – поток просто не прекращался. Казалось, я только и делаю, что разгребаю эту кучу, пытаясь найти что-то важное. Время уходило как песок сквозь пальцы. На семью, на отдых, на то, что по-настоящему греет душу, сил и времени просто не оставалось. Знакомо до боли, правда?

Я сам прошел через это выгорание. Понял, что работать 24/7 и быть постоянно уставшим – это не жизнь. Это “рабство рутины”. И один из главных пожирателей времени – это бесконечный поток входящей информации. Письма от клиентов, спам, запросы партнеров, внутренние коммуникации… Всё валится в одну кучу, и ты вынужден тратить драгоценные часы на то, чтобы всё это рассортировать, понять, что важно, а что можно отложить или вообще удалить.

Но я нашел выход. Выход, который позволил мне выдохнуть и вернуть себе контроль над своим временем. И этот выход – интеллектуальная система фильтрации входящих запросов, построенная с помощью make.com.

Почему просто фильтров в почте недостаточно?

Конечно, стандартные фильтры в Gmail или других почтовых клиентах – это уже шаг вперед. Можно отсортировать письма по отправителю или теме. Но что делать, когда запросы приходят из разных источников – форм на сайте, мессенджеров, CRM-системы, соцсетей? Когда нужно не просто рассортировать, а понять суть запроса и направить его нужному человеку или автоматически обработать? Вот тут и нужна настоящая система фильтрации запросов, которая умеет больше, чем просто разложить по папкам.

Мне нужна была автоматизация бизнес-процессов, которая не просто двигает данные из точки А в точку Б, а которая помогает мне принимать решения, или даже принимает их за меня по заданным правилам. И make.com стал идеальным инструментом для этого.

Make.com – ваш архитектор цифровой свободы

Если вы еще не знакомы с make.com (раньше это был Integromat), то это просто волшебная платформа для автоматизации. Это как конструктор Lego для ваших рабочих процессов. Вместо того чтобы писать сложный код, вы просто перетаскиваете блоки разных приложений и соединяете их между собой. Это и есть автоматизация без кода – доступная каждому.

Суть в том, что вы создаете сценарии Make.com. Сценарий – это последовательность действий, которая запускается по какому-то событию (триггеру), например, при получении нового письма или заполнении формы. И самое главное – вы можете вставить в эту цепочку умные фильтры в Make.

Как работают фильтры в Make и почему они круче обычных

Простая фильтрация данных – это когда вы говорите: “Если в теме письма есть слово ‘заказ’, положи его в папку ‘Заказы'”. Фильтры в Make позволяют настроить гораздо более сложные условия фильтрации.

Представьте: приходит заявка с сайта. Вам нужно понять:

Это новый клиент или уже существующий?

На какую услугу он оставляет заявку?

Есть ли у него какие-то особенные пожелания?

Обычный фильтр тут не поможет. А вот функции фильтрации Make позволяют посмотреть внутрь заявки, проанализировать текст, сравнить данные с вашей базой клиентов (в CRM, Google Sheets и т.д.) и на основе этого принять решение. Это уже настоящая интеллектуальная фильтрация.

Вы можете настроить условия и действия в фильтрации: “Если заявка от существующего клиента (проверили по email в CRM) и он запрашивает услугу ‘А’, то отправить уведомление менеджеру А, а если услугу ‘Б’ – менеджеру Б. Если клиент новый и запрос содержит слово ‘партнерство’, то отправить уведомление руководителю отдела продаж и добавить его в таблицу для потенциальных партнеров”.

Создаем свою интеллектуальную систему фильтрации: шаги и примеры

Шаг 1: Определите, что и откуда к вам приходит.

Первым делом нужно понять, какие входящие запросы вы получаете и из каких источников. Это могут быть email, формы обратной связи, заявки из соцсетей, сообщения в мессенджерах, данные из других сервисов, с которыми вы работаете (например, из рекламных кабинетов или сервисов аналитики). Это всё – обработка входящих данных, и вам нужно понять, как их эффективно обработать запросы.

Шаг 2: Решите, что вы хотите с ними делать.

Какие запросы для вас приоритетны? Какие требуют немедленной реакции? Какие можно отфильтровать как спам? Какие нужно направить конкретному сотруднику или в конкретный отдел? Это поможет определить логику вашей системы фильтрации запросов.

Шаг 3: Переходим в Make.com и создаем сценарий.

В визуальный редактор Make вы добавляете первый модуль – это ваш триггер. Например, модуль “Email” с триггером “Watch emails” (следить за новыми письмами) или модуль вашей CRM с триггером “New Lead” (новый лид).

Шаг 4: Настраиваем фильтры.

Вот где начинается магия. Между модулем-триггером и следующим модулем (действием) вы добавляете фильтр. В настройках фильтра вы задаете условия фильтрации. Например:

Содержимое поля “Email Subject” (Тема письма) содержит слово “Срочно”.

Содержимое поля “Message Body” (Текст письма) содержит фразу “хочу консультацию по Make.com”.

Значение поля “Source” (Источник заявки) равно “Facebook Form”.

Вы можете комбинировать условия, используя логические операторы “И” (AND) и “ИЛИ” (OR). Это позволяет создать очень гибкую и умную фильтрацию данных.

Шаг 5: Определяем действия после фильтрации.

Что произойдет, если данные пройдут через фильтр? Это могут быть разные действия:

Отправить письмо-уведомление (мне, менеджеру).

Создать задачу в таск-трекере (Trello, Asana).

Добавить строку в Google Sheets для отслеживания.

Создать новый контакт или сделку в CRM.

Отправить сообщение в Slack или Telegram.

Make.com позволяет выполнять эти действия автоматически, освобождая вас от рутины.

Шаг 6: Используем роутеры для разветвления.

А что, если вам нужно направить разные типы запросов по разным путям? Для этого в Make есть роутеры. Роутер позволяет взять один входящий запрос и отправить его по нескольким разным веткам сценария, каждая из которых может иметь свои эффективные фильтры.

Например, заявка с сайта может пойти по одной ветке, если это новый клиент, по другой – если существующий, по третьей – если это просто вопрос в поддержку.

Это основа управления потоком информации в вашей автоматизация рабочих процессов. Вы буквально строите интеграционные цепочки, которые сами решают, куда направить каждый кусочек данных.

Верни время для жизни! Запишись на бесплатную консультацию! Пиши в личку

Тонкости настройки фильтров в Make.com

Теперь, когда вы знаете, как создать свою систему фильтрации, давайте углубимся в некоторые тонкости настройки, которые помогут вам сделать её еще более эффективной.

1. Используйте регулярные выражения. Если вам нужно фильтровать данные по сложным критериям, регулярные выражения могут стать вашим лучшим другом. Например, если вы хотите отфильтровать все заявки, которые содержат определенные ключевые слова, вы можете использовать регулярные выражения для более точного поиска. Это особенно полезно, когда вы работаете с текстами, где могут быть опечатки или разные формулировки.

2. Настройка уведомлений. Не забывайте о том, что уведомления – это важная часть вашей системы. Настройте их так, чтобы вы всегда были в курсе важных событий. Например, если приходит заявка от VIP-клиента, вы можете настроить специальное уведомление, которое будет выделяться среди остальных. Это поможет вам не пропустить важные моменты.

3. Автоматизация отчетов. Вы можете настроить автоматическую генерацию отчетов на основе входящих заявок. Например, если вы получаете много заявок на определенную услугу, вы можете создать отчет, который будет автоматически отправляться вам раз в неделю. Это поможет вам видеть общую картину и принимать более обоснованные решения.

Интеграция с другими сервисами

Make.com позволяет интегрировать множество различных сервисов, что делает его мощным инструментом для автоматизации. Например, вы можете подключить свою CRM-систему, чтобы автоматически обновлять данные о клиентах на основе новых заявок. Это значительно упростит вашу работу и уменьшит количество ошибок.

Кроме того, вы можете интегрировать мессенджеры, такие как Telegram или Slack, чтобы получать уведомления о новых заявках прямо в чате. Это позволит вам быть всегда на связи и быстро реагировать на запросы клиентов.

Примеры использования фильтров в реальной жизни

Давайте рассмотрим несколько примеров, как фильтры могут быть полезны в реальной жизни.

Пример 1: Фильтрация по приоритету. Вы можете настроить фильтры так, чтобы все заявки от VIP-клиентов автоматически направлялись к вашему менеджеру. Это позволит вам обеспечить высокий уровень обслуживания для самых важных клиентов.

Пример 2: Автоматизация ответов. Если вы получаете много однотипных вопросов, вы можете создать автоматические ответы на основе фильтров. Например, если приходит вопрос о стоимости услуги, система может автоматически отправить заранее подготовленный ответ с ценами и условиями.

Пример 3: Сегментация клиентов. Вы можете использовать фильтры для сегментации клиентов на основе их запросов. Например, если клиент запрашивает информацию о курсе, вы можете автоматически добавить его в список потенциальных клиентов для дальнейшего общения и предложений.

Заключение

Создание умной системы фильтрации запросов с помощью Make.com – это не только способ оптимизировать свою работу, но и возможность вернуть себе время для более важных вещей в жизни. Автоматизация процессов позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно: на развитии бизнеса, на общении с клиентами и на личной жизни.

Не бойтесь экспериментировать с фильтрами и сценариями. Каждый новый шаг в автоматизации – это шаг к вашей цифровой свободе. Помните, что технологии созданы для того, чтобы облегчать нашу жизнь, а не усложнять её. И с помощью Make.com вы можете создать систему, которая будет работать на вас, а не против вас.

​
Верни время для жизни! Запишись на бесплатную консультацию! Пиши в личку