Как превратить онбординг новых сотрудников из головной боли в четкий и простой процесс с make.com

Привет! На связи Артём Качанов. Помню, как еще совсем недавно каждое появление нового сотрудника превращало жизнь отдела кадров (или меня самого, если речь о небольшом бизнесе) в форменный хаос. Задачи сыпались как из рога изобилия: оформить документы, выдать пропуск, настроить почту, доступы, провести вводный инструктаж, познакомить с командой, да еще и проконтролировать, чтобы человек не потерялся в первые дни. Это отнимало столько сил и времени, что порой хотелось сказать: “Ребят, может, пока сами разберетесь, а я тут просто поработаю?”.

Знакомо до боли, правда? Особенно если у тебя небольшой бизнес или ты сам выполняешь кучу функций. Кажется, что на этот вечный конвейер “принял-оформил-ввел в курс дела” уходит львиная доля времени, которое ты мог бы потратить на стратегию, развитие или, что еще важнее, на семью и себя. Я сам прошел через это выгорание, когда работа съедает тебя целиком, и понял: так больше нельзя. Надо искать решения, которые освободят время.

И одно из таких мощных решений для меня стала автоматизация бизнес процессов. Сегодня хочу поговорить про автоматизацию онбординга – процесса ввода новых сотрудников в курс дела. Это та самая рутина, которая пожирает наше время, но которую можно и нужно доверить машинам. И здесь на помощь приходит make.com.

Почему ручной онбординг — это дорого и долго?

Давайте честно. Когда каждый шаг онбординга делается вручную, это не просто долго. Это еще и куча ошибок, забытых задач и потерянных документов. Представьте: HR-менеджер отправляет welcome-письма, бухгалтер оформляет зарплатную карту, IT-специалист создает учётные записи и настраивает доступы, руководитель готовит рабочее место и план адаптации. Если этих людей много, а координации мало, получается бардак. А в итоге страдает не только эффективность работы, но и сам новичок, который может почувствовать себя брошенным или ненужным.

Это не просто “ввести человека в штат”, это целая система управления талантами, которая начинается с первого контакта и адаптации. И если этот первый шаг спотыкается о рутину, то говорить о долгосрочной лояльности и эффективности сложно. Автоматизация HR процессов становится не просто модным словечком, а насущной необходимостью, чтобы не тонуть в операционке и дать людям (и себе!) заниматься действительно важными вещами, вроде развития хард и софт скиллов или интеграции в команду.

Как автоматизация онбординга спасает ваше время?

Суть автоматизации онбординга проста: передать повторяющиеся и предсказуемые задачи роботам (в нашем случае – сервисам автоматизации). Вместо того чтобы каждый раз вручную писать письма, создавать папки на диске, ставить задачи коллегам, система делает это сама по заданному сценарию.

Это касается самых разных шагов: от отправки первого письма с документами до постановки задач на знакомство с коллегами и обучения. В итоге, вы тратите время один раз на настройку, а потом система работает за вас, освобождая часы, дни, а то и недели в год. Это и есть оптимизация онбординга в действии. Мы говорим про автоматизацию рабочих процессов, которая напрямую влияет на нашу возможность распоряжаться своим временем.

make.com – ваш личный архитектор цифровой свободы для HR

Многие слышали про автоматизацию HR процессов или автоматизацию бизнес процессов, но думают, что это сложно, дорого и требует армию программистов. С make.com это не так. make.com – это платформа, которая позволяет создание процессов в make.com визуально, как будто собираешь конструктор. Не нужно писать код, чтобы связать разные приложения и сервисы.

make.com идеально подходит для автоматизация HR с помощью make.com, потому что HR-процессы часто строятся на связке разных инструментов: Google Таблицы, почта, мессенджеры (Telegram, Slack), CRM, таск-трекеры (Trello, Asana) и другие. make.com умеет “подружить” их все, создавая единый, бесшовный процесс.

По сути, это software для автоматизации работы, который становится мощным инструментом для HR, позволяя реализовывать самые разные сценарии для автоматизации – от простых оповещений до сложных цепочек задач и проверок.

Конкретные шаги: как автоматизировать онбординг с make.com

Давайте посмотрим на шаги автоматизации онбординга с использованием make.com. Представьте, что у вас появился новый сотрудник. Информация о нем (имя, почта, должность, дата выхода) попадает в какую-то систему – например, в Google Таблицу или вашу HR-систему.

Запуск сценария make.com

Как только в системе появляется запись о новом сотруднике, сценарий make.com “запускается”. Это может происходить автоматически по расписанию или при появлении новой строки в таблице.

Автоматическая отправка welcome-письма

make.com может автоматически отправить персонализированное welcome-письмо новому сотруднику. В письме может быть информация о первых шагах, ссылки на полезные ресурсы, контакты наставника. Текст письма можно подставлять из шаблона, а персональные данные (имя, дата выхода) брать из исходной таблицы.

Создание учетных записей и доступов

Если вы используете сервисы с API (интерфейс для взаимодействия программ), make.com может автоматически инициировать создание учётных записей для нового сотрудника в разных системах: корпоративная почта (Google Workspace, Microsoft 365), Slack/Teams, CRM, таск-трекер. Это колоссально экономит время IT-отдела или человека, который обычно этим занимается вручную.

Постановка задач для коллег

make.com может автоматически ставить задачи в вашем таск-трекере (Asana, Trello, ClickUp и т.д.) для разных отделов и сотрудников: “Подготовить рабочее место” для админа, “Назначить наставника” для руководителя, “Подготовить документы” для HR. Все ответственные получают уведомления, и никто не забывает о своих задачах.

Информационная рассылка и обучение

С помощью make.com можно настроить серию писем или сообщений в корпоративном мессенджере с полезной информацией для новичка в течение первых дней или недель. Это часть виртуального онбординга или онлайн онбординга, которая помогает быстро улучшить адаптацию сотрудников и сделать процесс onboarding в digital формате более структурированным.

Сбор обратной связи

Можно настроить автоматическую отправку анкет или форм обратной связи новому сотруднику через определенное время (например, через неделю, месяц), чтобы понять, как проходит адаптация и что можно улучшить. Это помогает в улучшении онбординга и сборе данных для автоматизации отчетности для HR.

Верни время для жизни! Запишись на бесплатную консультацию! Пиши в личку

Преимущества автоматизированного онбординга через make.com

Внедрение автоматизации onboarding с помощью make.com дает кучу плюсов:

Экономия времени: Самое главное! Освобождаются часы у HR, руководителей, IT-специалистов. Это время можно потратить на более важные и творческие задачи или просто на жизнь вне работы.

Снижение ошибок: Машина не забудет отправить письмо или создать аккаунт. Процесс становится стандартизированным и предсказуемым.

Улучшение опыта новичков: Новый сотрудник с первого дня видит, что компания заботится о нем. Он получает всю нужную информацию вовремя, чувствует поддержку и быстрее интеграция в команду. Это ключевой фактор для удержания талантов.

Масштабируемость: Неважно, принимаете вы одного человека в месяц или десять – автоматизированный процесс справится. Автоматизация управления сотрудниками становится проще.

Прозрачность: Вы всегда видите, на каком этапе находится онбординг каждого новичка. Это облегчает автоматизацию отчетности для HR и контроль.

Это не просто автоматизация, это инвестиция в вашу свободу

Посмотрите на это так: каждая минута, которую вы или ваши сотрудники тратите на рутину онбординга, это минута, отнятая у развития бизнеса, у семьи, у хобби. Автоматизация задач с помощью make.com – это не просто внедрение новой “программы для онбординга” или “системы автоматизации для HR”. Это инвестиция в вашу автоматизация управления временем для сотрудников (и своего собственного!).

Я сам прошел путь от полного погружения в операционку до поиска решений, которые позволяют дышать свободнее. make.com стал одним из моих главных инструментов в этом. Он позволяет превратить хаотичные процессы в четкие и понятные сценарии make.com, которые работают на вас, а не вы на них.

Если вы чувствуете, что утопаете в рутине онбординга, что новые сотрудники появляются, а времени на их качественную адаптацию просто нет, знайте – выход есть. И он проще, чем кажется.

Как начать автоматизацию онбординга с make.com?

Начать автоматизацию онбординга с make.com довольно просто. Вам не нужно быть программистом или IT-специалистом, чтобы настроить процессы. Достаточно следовать нескольким простым шагам:

1. Определите ключевые этапы онбординга

Сначала вам нужно понять, какие шаги включают процесс онбординга в вашей компании. Это может быть отправка welcome-письма, создание учетных записей, подготовка рабочего места и многое другое. Запишите все шаги, чтобы иметь четкое представление о том, что нужно автоматизировать.

2. Настройте сценарии в make.com

После того как вы определили ключевые этапы, переходите к настройке сценариев в make.com. Платформа предлагает интуитивно понятный интерфейс, где вы можете перетаскивать элементы и связывать их между собой. Например, вы можете создать сценарий, который автоматически отправляет welcome-письмо, как только новый сотрудник добавляется в вашу систему.

3. Тестируйте и оптимизируйте

Не забудьте протестировать созданные сценарии. Убедитесь, что все работает так, как задумано. Если вы заметите какие-либо ошибки или недочеты, не стесняйтесь вносить изменения и оптимизировать процессы. Автоматизация – это не разовая задача, а постоянный процесс улучшения.

4. Обучите команду

После настройки автоматизации важно обучить вашу команду. Объясните, как работают новые процессы, и как они могут использовать make.com для упрощения своей работы. Чем больше ваша команда будет вовлечена в процесс, тем успешнее будет автоматизация.

Заключение

Автоматизация онбординга с помощью make.com – это не просто тренд, а необходимость для современных компаний, стремящихся к эффективности и оптимизации процессов. Это позволяет не только сэкономить время, но и создать более комфортные условия для новых сотрудников, что в свою очередь способствует их лояльности и продуктивности.

Не упустите возможность сделать свой бизнес более эффективным и освободить время для действительно важных вещей в жизни. Начните автоматизацию уже сегодня и посмотрите, как это изменит ваш подход к работе и жизни в целом.

​
Верни время для жизни! Запишись на бесплатную консультацию! Пиши в личку